Cada vez más la gestión documental se está convirtiendo en una necesidad imprescindible para empresas, organismos e instituciones. La posibilidad de mantener disponible la información de una manera inmediata resulta fundamental se en traduce productividad, eficiencia y ahorro.
En el mundo actual, cada vez más competitivo y dinámico, la tendencia es la implantación de un Sistema de Gestión Documental para el manejo automatizado de la información. Cada vez más la gestión documental se está convirtiendo en una necesidad imprescindible para empresas, organismos e instituciones. La posibilidad de mantener disponible la información de una manera inmediata resulta fundamental se en traduce productividad, eficiencia y ahorro.
Toda empresa, organismo o institución durante su existencia como entidad acumula grandes cantidades de documentos que constituyen por un lado una obligación y por otro un importante capital intelectual que debe de ser almacenado y/o custodiado. Además, hay que tener en cuenta que toda esta documentación debe de ser explotada de la manera más eficiente posible pero siempre teniendo en cuenta la seguridad como elemento fundamental. Es por ello que los documentos o cualquier tipo de registro a de digitalizarse para que pueda ser gestionado de la manera más eficiente y segura posible. Queda claro, por tanto, que la solución pasa por digitalizarse… o morir.
Así, las empresas que no sepan iniciar la digitalización a tiempo tendrán terreno perdido a la hora de competir. En este sentido la empresa talavera Multifap fundada en 1989 y especializada en digitalización desde 2003, ofrece un amplio abanico de soluciones conseguir este objetivo. Multifap es una empresa con amplia experiencia trabajando en soluciones de management empresarial, específicamente en el campo de la gestión documental y los procesos de toma de decisiones a partir de información con base documental con delegaciones en Talavera de la Reina y Cuenca. Multifap trabaja con un DocQuijote Sortward (DocQ).
DocQuijote, no es solo un Gestor Documental. docQ es una Suite Documental. Compuesta por una serie de herramientas a disposición de los diferentes perfiles de usuarios capaz de gestionar desde una sola pantalla TODA la información y la documentación, física o electrónica, de su empresa.
Ventajas de la gestión documental
La gestión documental sirve, entre otros, para resolver preguntas tan cruciales en una empresa como: ¿Dónde guardar los documentos? ¿Cómo encontrarlos? ¿Qué hacer para organizarlos? o si es posible evitar la pérdida o destrucción de la información. Pero también te ayudará a decidir cuáles documentos conservar y qué no y hasta cómo hacer para colaborar en la creación y modificación de documentos… Podemos automatizar los flujos de trabajo (work flow en inglés) gestionando documentos, datos y procesos de negocio, permitiendo a varias personas participar en el proceso con un control mucho mayor de las tareas realizadas. Esto se traduce en un importante ahorro económico y de tiempo.
DocQ incorpora un OCR (software de reconocimiento óptico de caracteres) propio que permite una digitalización fácil y sencilla plenamente integrada en el proceso de trabajo y que resulta fundamental, ya que muchos de los documentos que actualmente se manejan son en formato papel y estos deben de ser tratados mediante un proceso de digitalización; incluyendo el seguimiento del estado de cada una de sus etapas y la aportación de las herramientas necesarias para gestionarlo.
El cambio de mentalidad obedece a la necesidad y a los beneficios que ofrecen una oficina automatizada, una oficina sin papel, los cuales se traducen en productividad, eficiencia y ahorro.
Está demostrado que las empresas que no cuidan la información terminan perdiendo cuota de mercado y ralentizando su crecimiento, quedan más expuestas a su competencia y Multifap te ayuda a conseguir el éxito en tu empresa. Las empresas que realizan una gestión responsable de la información se benefician de una mayor productividad y de una mayor confianza por parte de sus clientes.
La solución es la digitalización, una solución integral que se compone de: la organización de la información:la digitalización de los documentos y la administración de la información con el software especializado para gestión documental, QuijoteDoc.
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